Bruk en stabil eiendels-ID og bevar historikken. Teknisk verdi, bokført verdi og lånesaldo er forskjellige størrelser.
Innhold i guiden
Kjøpet trenger mer enn et beløp
Registrer leverandør, faktura, serienummer eller annen identitet, plassering, mottak og dato for når eiendelen tas i bruk. Beskriv vesentlige deler og leveranser. Regnskapsfører vurderer aktivering, komponenter, avskrivning og avgiftsforhold fra det faktiske grunnlaget.
Et teknisk vedlikeholdsregister viser tilstand og service. Anleggsregisteret viser økonomisk historikk. De kan ha samme ID uten å være samme system. Unngå at teknisk utskifting skjer uten beskjed til økonomi.
En utskifting på lokaliteten
| Hendelse | Underlag |
|---|---|
| Ny pumpe levert | Bestilling, mottak og faktura |
| Gammel pumpe tatt ut | Identitet, dato og disponering |
| Installasjon | Arbeidsordre og beskrivelse |
| Første bruk | Bekreftet dato fra driften |
Hvis den gamle pumpen fortsatt står i anleggsregisteret, blir registeret etter hvert fullt av eiendeler som ikke finnes. Samtidig skal regnskapet ikke slette en eiendel bare fordi den står midlertidig på lager.
Finansiering og betaling
Hold lån, leasing og eiendel adskilt i kontrollen. En lånebetaling består ikke nødvendigvis bare av kostnad; avdrag, renter og gebyr må avstemmes mot avtale og oppgave. Eiendelens bokførte verdi skal ikke settes lik restlånet.
Ved månedlig eller kvartalsvis kontroll bekrefter driften nye, flyttede og utrangerte eiendeler. Økonomi oppdaterer regnskapsgrunnlaget og dokumenterer eventuelle vurderinger.
Ved salg skal kjøperavtale, overlevering, salgsdokument og finansieringsoppgjør kunne kobles til samme eiendel. Ikke avslutt saken bare fordi salgssummen er kommet i banken.
Før kjøpet bindes, bruk investeringsguiden til å vurdere om oppgradering, leie eller nytt utstyr passer behovet best.