Avklar hvem som utsteder salgsdokumentet før noe sendes. En kjøperprodusert oppgjørsmodell og egen faktura må ikke gi to inntektsføringer av samme salg.
Innhold i guiden
Skill arbeidsliste fra salgsdokument
En produksjonsrapport eller ferdigmeldt ordre kan være fakturagrunnlag, men er ikke nødvendigvis dokumentet som skal bokføres som salg. Avklar med regnskapsfører hva kundens og kjøperens dokumenter representerer i den faktiske modellen.
Gi hver leveranse en unik referanse. Knytt senere faktura, oppgjør og eventuell kreditnota til den. Kunde, mengde, prisgrunnlag og godkjenningsstatus må være kontrollert før utsending.
To veier som ikke skal kombineres ukritisk
| Modell | Kontroll |
|---|---|
| Egen faktura fra godkjent levering | Kontroller at kjøperoppgjør senere er betaling/avstemming, ikke nytt salg |
| Kjøper utsteder avtalt oppgjørsdokument | Kontroller at intern arbeidsliste ikke også lager en egen faktura |
| Del-leveranse | Marker fakturert del og åpen rest |
| Korrigering | Henvis til opprinnelig dokument og godkjent endring |
Anta en leveranse med grunnlag på 250 000 kroner uten avgifter. Hvis både egen faktura og senere kjøperoppgjør registreres som nytt salg, blir omsetningen 500 000 selv om det bare finnes én leveranse. Bankavstemmingen alene vil ikke nødvendigvis oppdage dette raskt.
Klar for faktura er en kontrollert status
Lag en kø med «venter på mottak», «venter på pris», «godkjent» og «fakturert». Ikke bruk samme fritekstfelt til alle stadier. Ved automatisk overføring skal bare godkjente poster sendes, og returmeldingen må bekrefte dokumentnummer.
Fakturaens lovpålagte innhold og eventuell avgiftsbehandling avklares med regnskapsfører. Test et faktisk eksempel i valgt løsning, ikke bare at filen lar seg laste opp.