Følg hvert forskudd mot en konkret avtale og avklar salgsdokumentasjonen med regnskapsfører. Betalt er ikke det samme som levert.
Innhold i guiden
En egen oversikt per ordre
Registrer avtalt beløp, mottatt betaling, planlagt leveranse og eventuell rest. Hvis flere leveranser deler ett forskudd, må fordelingsmåten være synlig. Et beløp på kundens bankkontooversikt forteller ikke hvilken batch eller tur det gjelder.
Fakturering, avgiftsbehandling og regnskapsføring av forskudd avhenger av den faktiske avtalen og dokumentasjonen. Ikke bruk betalingsdatoen som eneste regel for inntektsføring.
Fra forskudd til sluttbetaling
Illustrasjon uten avgifter:
| Post | Kroner |
|---|---|
| Avtalt samlet leveranse | 500 000 |
| Mottatt forskudd | 150 000 |
| Godkjent endelig leveranse | 480 000 |
| Resterende oppgjør | 330 000 |
De 150 000 må knyttes til sluttoppgjøret. Hvis kunden betaler 330 000 og systemet fortsatt viser en rest på 150 000, har koblingen manglet. Differansen på 20 000 mot opprinnelig avtale trenger dokumentert endring; den er ikke automatisk rabatt.
Når leveransen avlyses
Avklar kontraktens tilbakebetalingsvilkår og eventuelle motkrav. Koble refusjon til opprinnelig betaling og eventuelle salgsdokumenter. En kreditnota er ikke en bankutbetaling; begge spor må kontrolleres når tilbakebetaling er avtalt.
Kontroller også mottaker før penger returneres til et annet kontonummer enn tidligere brukt. Endringer i betalingsinformasjon bør bekreftes gjennom en separat kjent kanal.
Ved månedsslutt vises mottatte forskudd uten avsluttet levering, åpne restbetalinger og avtalte refusjoner. Dette er nyttig både for likviditet og kundedialog, og hindrer at en gammel åpen ordre blir glemt i neste produksjonssyklus.