Send godkjent grunnlag én gang per periode, og rett senere endringer synlig. Produksjonslogger eller vaktplaner alene er ikke alltid lønnsgrunnlag.
Innhold i guiden
Skill planlagt og faktisk arbeid
Vaktplanen viser hva som var tenkt. Timeføringen viser registrert arbeid. Godkjenningen viser hva ansvarlig har kontrollert. Avklar hvilke lønnsarter og avtaler som gjelder med lønnsansvarlig; ikke omgjør alle avvik til overtid automatisk.
Mannskap med lott eller blandede godtgjørelsesformer trenger særskilt vurdering. Et felles skjema kan samle dokumentasjon, men det avgjør ikke den juridiske eller skattemessige statusen.
Et periodisert grunnlag
| Del | Kontroll før overlevering |
|---|---|
| Timer | Riktig person, periode og godkjenner |
| Utlegg | Bilag, formål og eventuell ordre/lokalitet |
| Endringer | Start, slutt og endrede vilkår i sikker kanal |
| Forskudd | Betaling koblet til riktig person |
| Korreksjoner | Henvisning til opprinnelig periode |
Hvis en reise på 2 400 kroner er betalt med firmakort, skal den ikke også refunderes som privat utlegg. Betalingsmåte er derfor en nødvendig del av dokumentasjonen.
Frist og unntaksvei
Avtal intern frist før lønnskjøring, hvem som godkjenner, og hvordan hasteendringer håndteres. En rettet fil bør ha versjon og markerte endringer. Unngå to vedlegg med navnet «siste versjon».
Lønnskontroll omfatter også avstemming av utbetalingsliste og relevante skyldige poster etter kjøring. Produksjonsleder trenger kostnadsfordeling per lokalitet eller ordre, men skal ikke automatisk ha tilgang til alles private lønnsdetaljer.
Vi samler godkjente timer, personalendringer og utlegg til lønnskjøringen og setter opp fordelingen per fartøy, lokalitet eller oppdrag. Bruk de avtalte lønnsartene og merk endringer før neste kjøring.