Skill fagrapporten kunden skal bruke i driften fra den kommersielle bekreftelsen som økonomi trenger. Koble dem med ordre og versjon.
Innhold i guiden
Avtal mottaket før oppstart
Spør kunden hvilke felt og filformater som må leveres, hvem som leser rapporten og hvem som godkjenner fakturagrunnlaget. Et automatisk «mottatt» fra et system betyr ikke nødvendigvis at kunden har godkjent timer, mengder eller pris.
Fagrapportens utsteder bekrefter innholdet. Kundens avtalte kontakt bekrefter leveransen, og økonomi følger de kommersielle postene. Angi rollene i oppstartsavtalen, så en teknisk mottakskvittering ikke blir forvekslet med full godkjenning.
Et enkelt mottaksskjema
| Del | Kontroll |
|---|---|
| Identitet | Ordre, lokalitet og leveranseperiode |
| Fagrapport | Filnavn, versjon og ansvarlig utsteder |
| Mengdegrunnlag | Timer eller levert omfang med enheter |
| Avvik | Åpne spørsmål og hvem som følger opp |
| Kommersiell godkjenning | Navn/rolle, dato og eventuelle unntak |
Knytt arbeidsrapporten til de timene, målingene og leveransene kunden skal godkjenne. Kunden trenger et oversiktlig fakturagrunnlag med referanse til utført arbeid.
Når rapporten blir rettet
Gi rettingen en ny versjon med henvisning til den forrige. Avklar om den endrer fakturerbar mengde eller bare faglig beskrivelse. Hvis faktura allerede er sendt, må økonomi få beskjed om den faktiske konsekvensen; systemet skal ikke lage en ny faktura bare fordi et nytt vedlegg kom.
Test arbeidsflyten med én leveranse, ett avvist vedlegg og én etterfølgende korrigering. Oppdraget er først administrativt ferdig når både kundens mottak og økonomiens sluttgrunnlag kan dokumenteres.