Avtal hvilken periode den nye regnskapsføreren overtar
En tydelig overtakelsesdato gjør det lettere å fordele arbeidet. Dere kan bytte regnskapsfører uten samtidig å bytte alle systemer. Finn først ut om dagens løsning skal videreføres, og hvem som avslutter den siste perioden før overtakelsen.
Be om en oversikt over ferdig avstemte perioder, gjenstående oppgaver og kommende innleveringer. «Alt er ført» og «alt er avstemt» er forskjellige statuser. Sett restansene på en egen liste så de ikke blir borte i en ny startsaldo.
Dette må følge med fra driften
| Område | Hva som overleveres |
|---|---|
| Fangst- og kjøperoppgjør | Seddelreferanser, trekk, rettinger og delbetalinger |
| Produksjon | Godkjent mengdegrunnlag og kobling til lokalitet/syklus |
| Kunder | Åpne fakturaer, forskudd, restordre og tvister |
| Leverandører | Ubetalte dokumenter, kreditnotaer og mottak uten faktura |
| Mannskap og ansatte | Godkjent grunnlag, forskudd og åpne korreksjoner |
| Eiendeler | Register, finansiering og siste endringer |
Behold originaldokumentene og koblingene, ikke bare en samlet sum i et regneark. Den nye regnskapsføreren må kunne finne et gammelt oppgjør når en betaling eller retting kommer etter overtakelsen.
Eksempel på et oppgjør rundt overtakelsen
Kjøper skylder 172 000 kroner etter dokumenterte trekk. Han har betalt 120 000 før overtakelsen. Åpen fordring er 52 000. Den siste betalingen kommer i det nye oppsettet.
Den nye regnskapsføreren trenger både restposten på 52 000 og referansen til det opprinnelige oppgjøret. Hvis hele oppgjøret importeres som nytt salg, kan inntekten dobles. Hvis bare bankbetalingen registreres som nytt salg, blir samme restbeløp også behandlet feil. Eksemplet er uten avgifter og forutsetter at den første føringen er riktig.
Kontroller derfor restsaldo per dokument og motpart, ikke bare samlet kundesaldo. To feil kan oppveie hverandre i totalsummen.
Hvis dere også bytter system
Start med en prøveeksport av åpne poster, relevante dimensjoner og vedlegg. Test at dokumentene faktisk kan åpnes. En eksport av bare kontosaldoer er ikke nok til å følge et gammelt oppgjør eller en senere kreditnota.
Frys en slutteksport per avtalt dato. Bestem hvilket system som skal lage nye salgsdokumenter etterpå. Betalinger i overgangsperioden må kobles én gang, og en integrasjonskø med avviste eller usikre poster må avstemmes før den gjenkjøres.
Importguiden beskriver kontrollsummer og dokumentutvalg. Leverandørslutt dekker det som må avklares før gammel tilgang avsluttes.
Slik kontrolleres første måned
- Sammenhold bank og åpne poster med den godkjente startsaldoen.
- Prøv ett gammelt oppgjør som blir betalt etter overtakelsen.
- Følg en ny levering fra driften til faktura og bank.
- Kontroller lokalitet, batch eller fartøy på et utvalg kostnader.
- Gå gjennom restanselisten med ansvarlig og neste handling.
Første rapport bør forklare eventuelle korreksjoner fra gammel periode separat fra ny drift. Da ser du om resultatendringen skyldes virksomheten eller oppryddingen.
Få hjelp med overgangen
Aiak AS kan overta bokføring, avstemming, lønn og årsoppgjør. Pelir hjelper med eksport, import og kontroll av produksjonsreferansene når løsninger skal flyttes. Be om et fastpristilbud på regnskapet, med eventuell opprydding og teknisk arbeid spesifisert.
Få tilbud på regnskapet. Du kan også starte med regnskapstjenestene hvis du vil se hva samarbeidet kan inneholde.