Prøveeksporter før avtalen sies opp. En lovet datafil er lite verdt hvis dokumenter, referanser eller forklaring av feltene mangler.
Innhold i guiden
Lag en leveranseliste
Be om dokumenterte formater for regnskap, åpne poster, vedlegg og relevante produksjonsreferanser. Avklar hva dere fortsatt trenger tilgang til i gammelt system, hva som kan eksporteres og hvordan nødvendig historikk skal kunne gjenfinnes.
Eierskap til data betyr ikke automatisk at alle beregninger, oppsett eller integrasjoner følger med kostnadsfritt. Avtalen må beskrive rettigheter, arbeid, tidsfrister og eventuelle kostnader.
Siste ordinære kjøring
| Punkt | Skal være avklart |
|---|---|
| Skjæringsdato | Når ny løsning overtar nye dokumenter |
| Åpne poster | Kunder, leverandører og uferdige oppgjør |
| Integrasjonskø | Sendt, avvist og ukjent status |
| Historikk | Eksport, vedlegg og søkbar referanse |
| Tilganger | Hvem avslutter hva, og når |
Hvis gammelt system har tre uavklarte overføringer, må de bli med i overleveringen. En blank feilkø i ny løsning beviser ikke at alt er bokført.
Prøv at eksporten kan brukes
Velg et gammelt fangstoppgjør, en korrigert faktura og et bilag med vedlegg. Kan den nye ansvarlige finne original, endring og betaling? Kontroller antall og summer i tillegg til filformat.
Avtal hvem som følger opp spørsmål etter sluttdato, og hvor lenge eventuell lesetilgang er nødvendig. Oppbevaring av regnskapsdokumentasjon og personopplysninger må vurderes etter faktisk regelverk og formål; ikke slett bare fordi lisensen opphører.
Fjern gamle nøkler og automatiske jobber når overgangen er godkjent. Gi kunden en avslutningsoversikt med gjenstående saker, ikke bare en e-post om at kontoen er stengt.