En import er ikke godkjent bare fordi ingen feilmelding kom. Kontroller antall poster, beløp og åpne forhold mot kilden.
Innhold i guiden
Avtal omfang og skjæringsdato
Skal dere flytte saldobalanse, åpne kunder/leverandører, dokumentvedlegg og kostnadsdimensjoner? Skal produksjonshistorikk fortsatt ligge i gammelt system? Beskriv begge deler. Behold detaljert produksjonshistorikk søkbar i produksjonsarkivet, og overfør dokumentene og referansene økonomi trenger.
Frys en kildeeksport, noter tidspunkt og bevar en uendret kopi i avtalt sikker lagring. Mapping og korrigeringsfiler oppbevares separat. Ikke rediger originalen til den tilfeldigvis lar seg importere.
Kontroller etter prøveimport
| Område | Eksempel på avstemming |
|---|---|
| Kunder | Antall åpne dokument og totalsum |
| Leverandører | Saldo per motpart og kreditnotaer |
| Bank | Saldo per skjæringsdato |
| Dimensjoner | Aktive og avsluttede fartøy/lokaliteter |
| Vedlegg | Kan et utvalg originaler åpnes fra dokumentet? |
Hvis kilden viser 126 åpne kundedokumenter på 2 400 000 kroner, må importen forklare både antall og sum. To feil som utligner hverandre kan gi riktig totalsum og fortsatt feil kunder.
Unngå dobbel drift
Avklar hvilket system som kan utstede nye dokumenter etter skjæringsdato. Betalinger i overgangsperioden trenger en egen bro, slik at de ikke matches to ganger eller faller mellom systemene.
Gjør først en prøve, deretter godkjent slutteksport og en avstemt oppstart. Navngi hvem som kan stoppe overgangen hvis kritiske poster mangler. Bevar en plan for tilbakegang som også forklarer eventuelle dokumenter opprettet i den nye løsningen.
Vil dere få hjelp med overgangen, oppgi kildesystemet og hvilke data som skal videre. Systemhjelp kan starte med en prøvefil og kontroll av hva den faktisk inneholder.