Følg samme oppgjør gjennom forskudd, delbetaling, retting og sluttbetaling. Den korrigerte versjonen endrer kravet med differansen, mens gamle betalinger beholdes som betalt én gang.
Innhold i guiden
Bruk én dokumentkjede for hele salget
Knytt tur, landings-/sluttseddel, kjøperens oppgjør og bankbetalinger sammen. Behold både seddelnummer, kjøper, dokumenttype og versjon. En rettet oppgjørsspesifikasjon er ikke nødvendigvis et nytt salg.
Fiskeridirektoratets veiledning om landings- og sluttsedler beskriver koblingen ved landing og senere omsetning. Referansene skal kunne finnes igjen når økonomi undersøker en differanse.
Avklar hvilken dokumenttype som er salgsgrunnlaget i deres modell. En intern arbeidsliste og kjøperens oppgjør må ikke begge bli bokført som et nytt salg av samme fangst.
Eksemplet begynner med et gammelt forskudd
Anta at kjøperen betalte 30 000 kroner før leveransen. Betalingen er allerede registrert som forskudd og skal motregnes på dette oppgjøret. Alle beløp i eksemplet er uten merverdiavgift og særavgifter.
Første oppgjør viser 180 000 i brutto fangstverdi og 8 000 i dokumenterte trekk. Samlet netto oppgjør er 172 000. De 8 000 forutsettes forklart med underlag; kontoføringen følger det faktiske innholdet i hver trekklinje.
| Hendelse | Endring i åpent krav | Rest etter hendelsen |
|---|---|---|
| Første netto oppgjør | +172 000 kr | 172 000 kr |
| Tidligere forskudd motregnes | −30 000 kr | 142 000 kr |
| Kjøper betaler første del | −120 000 kr | 22 000 kr |
| Godkjent pristillegg kommer | +3 000 kr | 25 000 kr |
| Siste betaling mottas | −25 000 kr | 0 kr |
Tabellen er en oppgjørskontroll. Den viser ikke at forskuddet skal inntektsføres på nytt. Den gamle bankbetalingen må kobles til oppgjøret som en allerede mottatt betaling.
Hva endrer den korrigerte versjonen?
Etter pristillegget er brutto fangstverdi 183 000, dokumenterte trekk fortsatt 8 000 og samlet netto oppgjør 175 000. Den økonomiske endringen fra første versjon er 3 000.
Hvis hele det korrigerte nettobeløpet på 175 000 registreres som et nytt salg ved siden av det gamle, blir samme fangst telt to ganger. Behold referansen til opprinnelig dokument, hva som ble endret og hvordan det er korrigert i regnskapssystemet. Regnskapsfører velger føringsmåten fra dokumentasjonen.
Sluttkontrollen skal møte både salg og bank
Kjøperens samlede betalinger er 30 000 + 120 000 + 25 000 = 175 000. Dette møter endelig netto oppgjør på 175 000. Samtidig skal salgsgrunnlaget forklare brutto 183 000 og trekk 8 000.
Det er to kontroller: at kunden er gjort opp, og at salg/trekk er registrert riktig. Null rest på kundekontoen beviser ikke at salget er riktig hvis en differanse bare er lukket mot en tilfeldig kostnadskonto.
Når bankbetalingen dekker flere oppgjør
Hent betalingsspesifikasjon og fordel beløpet på dokumentene den gjelder. En betaling med samme beløp som en gammel restpost kan fortsatt gjelde en annen levering. Bruk referansen, ikke bare dato og beløp.
Uforklarte beløp får en sak med dokument, rest, ansvarlig og neste handling. Skill mellom «venter på prisretting», «mangler betaling» og «trekket er bestridt». En standardtekst som bare sier «avvik» gjør det vanskelig å følge opp.
For en fast regnskapsrutine kan Pelir hjelpe med avstemming, inkludert restkrav og korrigerte dokumenter.