Biomasse er en fysisk størrelse. Bruk en dokumentert mengdebro som grunnlag for kontroll, og vurder verdsettelsen separat.
Innhold i guiden
Frys en sammenlignbar rapport
Hent dato, lokalitet, produksjonsenhet, antall, vektgrunnlag og endringstype fra kildesystemet. Behold eksporttidspunkt og versjon. En rapport hentet etter en senere korreksjon kan ellers avvike fra filen som økonomirapporten bygde på.
Fiskeridirektoratet beskriver biomasse og rapporteringen. Myndighetsrapportering og regnskapsavstemming har forskjellige formål. En avstemming i økonomisystemet godkjenner ikke rapporteringen til myndighetene.
Bygg en forklarlig bro
Illustrativ kontroll i kilogram:
| Bevegelse | Kg |
|---|---|
| Inngående biomasse | 90 000 |
| Innflyttet | 12 000 |
| Beregnet tilvekst | 18 000 |
| Uttak og utflytting | −25 000 |
| Dokumentert tap | −2 000 |
| Beregnet utgående | 93 000 |
Hvis kildesystemet viser 94 500, gjenstår 1 500 kg som må forklares. Ikke legg til en fri «tilvekstjustering» bare for å få null. Undersøk datoavgrensning, enhet, korreksjoner og dobbelregistrert flytting.
Gjør økonomioverleveringen konkret
Produksjonsansvarlig godkjenner antall, vektestimat og hendelser. Økonomiansvarlig kontrollerer kobling til innkjøp, salg og interne overføringer. Regnskapsfører vurderer verdien etter relevant regnskapsgrunnlag.
Sett en grense for når rapporten holdes tilbake eller merkes foreløpig. Et uavklart mengdeavvik kan påvirke kostnad per kg og beregnet beholdning betydelig. Ta med beløpsfølsomheten i månedsmøtet, men ikke gjør den til en udokumentert regnskapsføring.
Bevar også metodeendringer: et nytt vektgrunnlag er noe annet enn biologisk tilvekst, selv om begge endrer kilogram i rapporten.
Når et avvik gjelder en konkret hendelse, følg tap og hendelseskostnader. Da kan mengdebroen beholdes fysisk riktig selv om forsikringsoppgjøret avklares senere.
Test om avviket er en retting eller en ny hendelse
Anta at rapporten for måneden viser 1 500 kg mer enn mengdebroen. Kildesystemet har fått en senere korrigering av inngående vekt fra 90 000 til 91 500. Da er forklaringen et endret startgrunnlag, ikke ny tilvekst i perioden.
Bevar både den opprinnelige rapporten og rettingen med tidspunkt og ansvarlig. Oppdater broen med en synlig korreksjon. Hvis samme fil importeres på nytt, må systemet gjenkjenne hendelsen og versjonen, slik at rettingen ikke også telles som en ny fysisk bevegelse.
Avtal hva økonomi skal motta
Overlever godkjent inngående mengde, endringskategorier, utgående mengde og avvik som gjenstår. Ta også med hvilken vektmetode som er brukt, og hvilke lokaliteter eller enheter rapporten dekker. Økonomi trenger denne forklaringen for å kontrollere salg, kostnad per kilo og beholdningsgrunnlag.
Når flere selskap deler produksjonsløsning, må foretak og eierskap følge eksporten. Riktig samlet biomasse på anlegget er ikke tilstrekkelig hvis regnskapsgrunnlaget blander eiere.