Gi bevegelsen én flytte-ID og vis hvor den er på kontrolldatoen. Behold eierskap, fysisk mottak og kostnadsoverføring som egne felt helt til begge sider er avstemt.
Innhold i guiden
Begynn med eierskapet
Fysisk flytting og eierskifte er forskjellige hendelser. Flytting mellom to lokaliteter i samme foretak, levering til en kunde og overføring mellom konsernselskaper kan ligne i produksjonsfilen. De trenger forskjellige økonomiske spor.
Før avsender, mottaker, eierforetak, flytte-ID, dato, antall og vektgrunnlag. Produksjonsansvarlig bekrefter hendelsene. Økonomi skal kunne følge dem uten å endre et biologisk eller fysisk faktum for å få to filer like.
Bruk en mellomstatus ved månedsskiftet
Anta at 100 000 individer sendes fra A 30. november og mottas i B 1. desember. Samme foretak eier produksjonen hele veien. På kontrolldatoen er flyttingen bekreftet sendt, men mottaket er ikke ferdig kontrollert.
| Kontrollpunkt | Avsender A | Under transport | Mottaker B |
|---|---|---|---|
| Før avgang | 100 000 | 0 | 0 |
| Bekreftet avgang 30. november | 0 | 100 000 | 0 |
| Mottak registrert 1. desember | 0 | Avstemmes | 99 800 |
Mellomstatusen hindrer at produksjonen forsvinner fra foretakets kontrolloversikt den første dagen og dukker opp som nytt innkjøp den neste. Den hindrer også at både A og B beholder hele startmengden.
Avtal når transportstatusen kan lukkes. En mottaksfil uten kobling til flytte-ID er ikke tilstrekkelig: den kan ellers bli importert som et nytt innsett i tillegg til internflyttingen.
Forklar differansen før den skjules
Mottakerens 99 800 gir først et avvik på 200 mot avsenderens 100 000. Anta at den ferdige dokumentasjonen i eksemplet viser 150 registrert tapt under hendelsen og en bekreftet korreksjon på 50 i avsenders tellegrunnlag.
| Forklaring etter kontroll | Antall |
|---|---|
| Bekreftet mottatt | 99 800 |
| Dokumentert tap | 150 |
| Korreksjon av avsenders tellegrunnlag | 50 |
| Avstemt mot opprinnelig avsenderfil | 100 000 |
De 50 er ikke enda et dokumentert tap. Bevar opprinnelig avsenderfil, rettingen og mottaksbekreftelsen. Hvis produksjonsansvarlig ikke kan forklare differansen, hold den åpen med ansvarlig og dato for oppfølging. Økonomi skal ikke velge årsaken ut fra hvilket tall som gir enklest kalkyle.
Når en hendelse også gir kostnader eller et mulig erstatningskrav, brukes samme hendelsesreferanse i tapsoversikten. Kravet erstatter ikke den fysiske avstemmingen.
Viderefør kostnaden én gang
Anta at den flyttede produksjonen har 3 000 000 kroner i historisk intern kalkylekostnad. Hele kostnadspotten følger produksjonsforløpet i dette eksemplet; de fysiske avvikene vises separat i rapporten. Transporttjenesten koster ytterligere 40 000 uten avgifter.
Etter gjennomført flytting viser den samlede interne produksjonskalkylen 3 040 000. Den skal ikke vise 3 000 000 både hos A og som ny kostnad hos B. Transporten legges heller ikke på to ganger fordi både avsender og mottaker har fått en kopi av fakturaen.
| Kostnadsbro | Kroner |
|---|---|
| Videreført historikk | 3 000 000 |
| Én transportkostnad | 40 000 |
| Samlet kalkylegrunnlag | 3 040 000 |
Oppgi metode og hvilke kostnader potten inneholder. Intern videreføring avgjør ikke hva som skal inngå i regnskapsmessig beholdningsverdi. Ved månedsavslutning trenger regnskapsfører avgang, transportstatus, mottak og tjenestegrunnlag for samme flytting.
Når et annet foretak er involvert
En konsernintern leveranse må ha faktisk avtalegrunnlag for eierskap og eventuell fakturering. «Internt i gruppen» er ikke tilstrekkelig til å behandle to foretak som ett. Vis fysisk bevegelse, økonomisk transaksjon og produksjonshistorikk slik at de kan kontrolleres hver for seg.
Hvis produksjonen fortsatt eies av en kunde mens dere står for driften, følg produksjon for en annen eier. Bruk ikke en salgstransaksjon bare for å få beholdningen synlig hos tjenesteyteren.