Tell hva som finnes, og avklar deretter hva foretaket eier på kontrolldatoen. Bevegelsene mellom telling og periodeslutt må forklare forskjellen; verdien dokumenteres i et eget spor.
Innhold i guiden
Skill beholdningstypene før du teller
Levende produksjon, fôr, leveringsklare varer og reservedeler har forskjellige kilder. Bruk separate oversikter med vare-/batchreferanse, måleenhet, sted, eier og kontrolltidspunkt. Utstyr som brukes over tid skal heller ikke automatisk inn i samme liste som deler til forbruk.
Altinns veiledning om varetelling forklarer dokumentasjonen og hvordan bevegelser mellom telling og avslutningsdato må tas med. For levende produksjon trengs i tillegg godkjente antall, vektgrunnlag og hendelser fra driften; en vanlig vareopptelling gir ikke alene dette grunnlaget.
Fra fysisk plassering til egen beholdning
Anta at en fôrtype telles til 12 tonn på eget lager 29. november. To av tonnene eies av en kunde. Foretakets egen del er derfor 10 tonn. Fram til kontrolltidspunktet 30. november mottas ytterligere fire tonn som foretaket eier, og ett tonn tas ut til egen produksjon.
| Fra telling til periodeslutt | Tonn |
|---|---|
| Fysisk telt 29. november | 12 |
| Kundeeid del av tellingen | −2 |
| Egen beholdning ved telling | 10 |
| Eget bekreftet mottak før periodeslutt | +4 |
| Dokumentert uttak etter telling | −1 |
| Egen beholdning på stedet 30. november | 13 |
Eksemplet forutsetter at kundens to tonn ikke har beveget seg. Den fysiske mengden på stedet er da 15 tonn, mens egen mengde er 13. Begge tall er riktige når eier og dato følger med.
Anta videre at samme foretak har tre tonn hos en ekstern tjenesteyter og ett tonn under transport. Avtale- og leveransegrunnlaget bekrefter at begge postene eies av foretaket på kontrolldatoen. Samlet egen mengde er da 13 + 3 + 1 = 17 tonn. Kundens to tonn holdes utenfor.
Be om bekreftelse fra den eksterne lagerholderen. Koble transportposten til avsender og mottaker, så den ikke også står som egen beholdning på avsenderstedet. Flytteguiden viser hvordan en uavsluttet bevegelse kan beholdes synlig ved månedsskiftet.
Lås måleenheten og det som faktisk er kontrollert
En sekk, kasse eller pall er en håndteringsenhet. Hvis økonomigrunnlaget bruker kilogram, dokumenteres faktisk innhold eller den bekreftede omregningen. Ikke bruk samme antatte pakningsvekt for ulike varer.
Tellegrunnlaget bør vise hvem som kontrollerte, når det skjedde, metoden og eventuelle forbehold. Hold talt mengde, beregnet mengde og senere retting fra hverandre. I eksemplet er 12 tonn selve tellingen; 17 tonn er den avstemte eide mengden på en senere dato og flere steder.
En pris eller tilstand endrer ikke antallet
Legg dokumentert kostnadsgrunnlag og tilstand ved mengdelisten. Ikke overskriv antallet fordi en vare er skadet eller verdien skal vurderes. Merk posten med årsak, referanse og ansvarlig oppfølging.
For levende produksjon skilles observerte tap fra nye vektestimater. Hendelsesguiden følger disse avvikene videre. Regnskapsfører vurderer verdi og periodisering på det dokumenterte grunnlaget; en intern kr/kg-kalkyle blir ikke automatisk beholdningsverdi.
Rett registreringen etter at differansen er forklart
Bevar den første listen og godkjenn rettingen med årsak og referanse. Ikke skriv inn regnskapssystemets forventede mengde på tellelisten for å fjerne et avvik.
Hvis vanlige reservedeler allerede lagerføres i ReAI, viser hjelpen for lagerbeholdning og lagerjustering hvordan en avklart korreksjon registreres. Kontroller først om lageret styres fra et annet system, slik at en lokal retting ikke overskrives.
Lever én samlet kontrollpakke
Pakken skal forklare telling, bevegelser fram til kontrolldatoen, eierfordeling og egen beholdning hos andre. Legg ved kostnadsunderlag, tilstand og åpne avvik med ansvarlig og neste handling.
Ved månedsavslutningen brukes samme rapportdato og versjon på tvers av drift og økonomi. Mangler en bekreftelse, vis hvilken mengde det gjelder i stedet for å kalle hele oversikten ferdig.