Skriv prisformelen og datakilden den bygger på, ikke bare en totalpris. Uklare enheter eller godkjennere blir ofte avvik ved oppgjør.
Innhold i guiden
Beskriv hva som utløser betaling
For fangstsalg kan det være godkjent mengde og kvalitet. For settefisk kan antall, størrelse og mottak være avgjørende. For produksjonstjenester kan timer, utstyr og aksepterte tillegg styre fakturagrunnlaget.
Skriv inn dokument, måleenhet, tidspunkt, godkjenner og behandling av endringer i avtalen. Da kan både kunden, driften og økonomi kontrollere samme prisgrunnlag.
Et uklart prisgrunnlag
Et tilbud sier «80 per enhet», mens leveransen registreres både i kilogram og antall kasser. Partene må avklare hvilken enhet prisen gjelder og hvordan den blir målt. Ingen systemkobling kan løse en uavklart avtale automatisk.
| Felt | Må kunne besvares |
|---|---|
| Motpart | Hvilket juridisk foretak kjøper? |
| Leveranse | Hva, hvor og når? |
| Pris | Enhet, kvalitet, tillegg og eventuelle fradrag |
| Endring | Hvem kan bestille og godkjenne? |
| Betaling | Forskudd, deloppgjør og forfall |
Bevar versjonen som gjaldt
Knytt ordren til avtaleversjon og kundens referanse. Ved en endring registreres hva som endres og fra hvilken levering det gjelder. Ikke overskriv den gamle prisen på allerede gjennomførte leveranser uten et korrigeringsspor.
Før dere automatiserer fakturering, prøv ett normalt salg og ett avvik. Kan en annen person beregne samme grunnlag fra dokumentene? Hvis svaret er nei, bør avtalen avklares før den bygges inn i systemregler.