Fakturer fra godkjent leveranse, og følg forskudd, restordre og restbetaling hver for seg. Da blir en delleveranse verken et dobbelt salg eller en glemt rest.
Innhold i guiden
Avtalen må si hva kunden betaler for
Knytt kunde, ordre, batch, leveringsvindu og prisgrunnlag sammen. Hvis pris avhenger av antall, størrelse eller kvalitet, må dere vite hvilket dokument og hvilken målemetode som avgjør. Planlagt antall i produksjonen er ikke automatisk godkjent leveranse.
Behold også kjøperens referanse og hvem som kan godkjenne mottak. Hvem som bestiller transport, betaler frakten og overtar eierskap, følger avtalen og må være avklart før oppgjøret.
Planlagt, sendt og mottatt er tre tall
| Grunnlag | Illustrativt antall |
|---|---|
| Planlagt første levering | 200 000 |
| Registrert sendt | 198 000 |
| Bekreftet mottatt | 197 500 |
Differansen på 500 mellom sendt og mottatt trenger en forklaring fra partene. Ikke endre det registrerte sendte antallet bare for å få mottaksbekreftelsen til å passe. Bevar begge dokumenter og det godkjente resultatet av avklaringen.
Med en eksempelpris på 8 kroner per godkjent individ gir 197 500 et grunnlag på 1 580 000 kroner. Alle beløp her er uten avgifter og andre avtalte poster; prisen er bare valgt for å vise beregningen.
Delleveranser og forskudd
Anta en samlet ordre på 300 000 individer med samme pris, og mottatt forskudd på 600 000 kroner. Partene har avtalt at hele forskuddet motregnes ved første levering.
| Post | Første levering | Rest på ordren |
|---|---|---|
| Godkjent antall | 197 500 | 102 500 |
| Beregnet leveranseverdi | 1 580 000 | 820 000 ved uendret avtale |
| Motregnet forskudd | −600 000 | 0 |
| Restbetaling | 980 000 | Avhenger av faktisk neste levering |
Resten på ordren er planlagt, ikke en ferdig fordring. Et mottatt forskudd kan heller ikke legges oppå leveranseverdien som enda en inntekt. Regnskapsfører vurderer faktura- og avgiftsbehandlingen fra den konkrete avtalen og dokumentasjonen.
To statuser trengs
Produksjonsstatus viser hvor mye som er sendt, mottatt og gjenstår. Oppgjørsstatus viser hva som er fakturert, motregnet og betalt. Ikke lukk ordren bare fordi første faktura er betalt, og ikke la en ferdig levert batch skjule et åpent restkrav.
Ved pris- eller kvalitetsavvik registreres en egen sak under leveransen. En kommersiell prisreduksjon skal ikke automatisk korrigere batchens biologiske antall. Hvis salgsdokumentet allerede er sendt, trenger økonomi et godkjent korrigeringsgrunnlag.
En enkel sjekk før utsending
- Er riktig foretak, ordre og batch knyttet til leveransen?
- Er mengde, målemetode og prisgrunnlag bekreftet?
- Er forskuddet funnet og fordelt slik avtalen sier?
- Er tillegg og avvik godkjent eller tydelig holdt åpne?
- Viser systemet både restordre og restbetaling riktig?
Vi setter opp koblingen fra leveranse til fakturagrunnlag og tester én ordre helt fram til avstemt oppgjør. Få hjelp med dataoverføringen.
Er leveransen ennå ikke bestilt, begynn med tilbud og ordrebekreftelse. Da følger forutsetningene med helt til mottak og faktura.