En registrert kostnad er ikke automatisk et krav mot kunden. Hold egne kostnader, varslede tillegg og godkjent fakturagrunnlag i tre spor.
Innhold i guiden
Registrer hendelsen samme dag
Noter ordre, tidspunkt, berørt ressurs og kort beskrivelse av hva som endret seg. Unngå personopplysninger og spekulasjon om skyld. Driftsleder bekrefter fakta; kontraktsansvarlig vurderer varsel og avtalegrunnlag.
Ved væravbrudd dokumenteres beslutningen om stopp, tidspunktet og hvilke ressurser som ble stående. Det gir partene et felles grunnlag for ventetid, ny dato og eventuelle tillegg.
Tre summer på samme hendelse
| Spor | Illustrativt beløp |
|---|---|
| Egen dokumentert ekstra kostnad | 18 000 |
| Varslet tilleggskrav | 25 000 |
| Godkjent tillegg | 15 000 |
Beløpene er uten avgifter. Fakturagrunnlaget er ikke 25 000 bare fordi det ble varslet. Samtidig skal kostnaden på 18 000 ikke reduseres til 15 000 for å få marginen til å se bedre ut.
Hvem kan godkjenne?
Avklar i oppstarten hvem kunden har gitt myndighet til å bestille ekstra ressurser. Lag et enkelt endringsnummer under ordren. Bekreft dato, innhold, pris eller prisprinsipp og eventuelle forbehold skriftlig.
Ved manglende svar må saken følges etter avtalen, ikke markeres godkjent av systemet automatisk. Vis alder og ansvarlig på åpne tillegg i ukesrapporten.
Når sluttoppgjøret kommer, kobles aksepterte og avviste deler til opprinnelig hendelse. Bruk erfaringen i neste tilbud: mye ufakturert ventetid kan vise at bestillingsrutinen eller prisforutsetningen trenger endring, selv om feltarbeidet ellers er godt utført.