Hvert bilag trenger en mottaksvei, en ansvarlig og en forklaring på hvilken drift det gjelder. Unngå at samme faktura sendes fra både fartøy og kontor.
Innhold i guiden
En felles innboks, tydelige ansvar
Velg en avtalt kanal for fakturaer og en for kvitteringer når medarbeidere kjøper ute. Originalen må kunne finnes igjen. Ikke bruk private chatbilder som eneste langsiktige bilagsgrunnlag.
Kjøperen bekrefter hva som ble bestilt og mottatt. Driftsansvarlig setter fartøy, lokalitet, ordre eller syklus. Regnskapsfører vurderer føring. Betalingsgodkjenning bør være et eget kontrollpunkt, særlig ved endret kontonummer eller ny leverandør.
Bilaget mangler bare én referanse
En faktura på 36 000 kroner gjelder arbeid på to lokaliteter. Leverandøren har bare skrevet foretaksnavnet. Den skal ikke automatisk fordeles likt.
| Spørsmål | Handling |
|---|---|
| Hvilket arbeid ble utført? | Hent arbeidsordre eller godkjent rapport |
| Hva gjelder hver lokalitet? | Fordel etter dokumentert omfang |
| Mangler grunnlaget? | Marker uavklart og tildel ansvarlig |
| Er den allerede registrert? | Kontroller leverandør og fakturanummer |
Få referansen rettet eller dokumenter fordelingen før rapporten brukes til å sammenligne lokalitetene. Bankbetalingen kan være korrekt selv om kostnadsfordelingen er feil.
Et ukentlig kontrollpunkt
Gå gjennom manglende bilag, avviste fakturaer og kjøp uten kostnadssted. Gi hver sak eier og frist. Skill «ikke levert» fra «ikke godkjent»; tiltaket blir forskjellig.
Ved dårlig forbindelse om bord kan bilag samles lokalt, men rutinen må vise når de er synkronisert og mottatt. Bekreftet mottak og duplikatkontroll er viktigere enn å få enda en automatisk videresending.