Den som bekrefter mottak, må kjenne hva som faktisk ble levert. Betaling og bokføring er egne kontroller, selv når én person har flere roller.
Innhold i guiden
Start før fakturaen kommer
Bruk ordre- eller bestillingsreferanse for vesentlige kjøp. Beskriv fartøy, lokalitet, batch eller kundeordre. Da slipper økonomi å gjette når en samlefaktura kommer flere uker senere.
Ved mottak registreres dato, mengde, avvik og hvem som bekreftet. Tjenester trenger et godkjent arbeidsgrunnlag; utstyr trenger mottak og identitet. En signert transportkvittering beviser ikke alltid at alt innholdet er kontrollert.
Treveis kontroll
| Dokument | Eksempel på kontroll |
|---|---|
| Bestilling | Avtalt pris, omfang og leveringssted |
| Mottak | Faktisk mengde og registrerte mangler |
| Faktura | Samme leverandør, referanse og riktig beløp |
En leverandør fakturerer i eksemplet ti enheter, mens åtte er mottatt. Sett to i avvik og avklar restlevering eller kreditering. Ikke endre mottaket til ti for å få automatisk godkjenning til å passere.
Betaling er siste steg
Kontroller duplikater med leverandør og fakturanummer, men vær oppmerksom på ny dokumentversjon og kreditnota. Endret kontonummer må bekreftes gjennom kjent kanal. Godkjenning av et faglig mottak er ikke samtidig en godkjenning av nye betalingsdetaljer.
Ved periodeslutt trenger regnskapsfører oversikt over mottatt, ikke fakturert innsats og fakturaer for noe som ennå ikke er levert. Riktig behandling vurderes fra avtalen og underlaget.
Kontroller også eierskap og fysisk plassering før et mottak tas med i egen lageroversikt. Fôrmottak må deretter følges videre til faktisk uttak og rest, ikke bare godkjent betaling.
For kjøp som kan være investering, be om beskrivelse av funksjon, levering og når utstyret tas i bruk. «Diverse utstyr» er lite nyttig både for anleggsregisteret og for neste vedlikeholdsoppgave.