Sjekk at dokumentgrunnlaget er fullstendig før du avstemmer og fordeler. En ferdig måned har både forklarte saldoer og tydelig status på det som fortsatt er usikkert.
Innhold i guiden
Bestem tidspunkt og ansvar før månedsslutt
Avtal når driften leverer mengdegrunnlaget, når bilag godkjennes og når rapporten skal være klar. Bruk samme avgrensning i kilde og økonomi. Et uttak 30. november og et kjøperoppgjør 3. desember trenger en forklaring, ikke en endret produksjonsdato.
En ansvarlig fra driften bekrefter produksjon og mottak. Økonomi følger dokumenter, betalinger og fordeling. Regnskapsfører vurderer periodisering og regnskapsverdier. I små bedrifter kan én person ha flere roller, men kontrollpunktene må fortsatt finnes.
Gjør kontrollene i denne rekkefølgen
| Trinn | Oppgave | Resultat |
|---|---|---|
| 1 | Finn leveranser og mottak som mangler dokument | Fullstendighetsliste |
| 2 | Avstem salg og kjøperoppgjør | Riktige krav og prisrettinger |
| 3 | Avstem leverandører og bank | Forklarte betalinger og åpne poster |
| 4 | Bekreft produksjonsmengder og kostnadsfordeling | Godkjent mengdebro og referanser |
| 5 | Kontroller lønn, forskudd og utlegg | Avstemt personellgrunnlag |
| 6 | Vurder uferdige poster og rapporter | Perioderapport med synlige estimater |
Rekkefølgen hindrer at dere finjusterer lokalitetsrapporten før dere vet om alle vesentlige kostnader er med.
Før beholdningen godkjennes, avstem telling, eierskap og bevegelser fram til kontrolldatoen. En produksjonshendelse med et uavklart forsikringskrav får en egen hendelsesoversikt i kontrollpakken; den venter ikke på sluttbetaling.
Eksempel på mottatt, ikke fakturert arbeid
En tjeneste er utført ved lokaliteten i november, men fakturaen kommer i desember. Godkjent arbeidsgrunnlag tilsier 80 000 kroner uten avgifter. Økonomi leverer bestilling, dato, omfang og anslag til regnskapsfører for vurdering av perioden.
Når fakturaen på 82 000 kommer, må den kobles til samme sak. Ellers kan hele beløpet bli liggende som ny kostnad samtidig som et tidligere estimat aldri blir reversert eller avstemt. Differansen på 2 000 trenger sin forklaring: tillegg, mengde eller feil anslag.
Hvilke tall kan sammenlignes?
En måned med stort uttak kan ha mye salg fra tidligere produksjon. Den kan ikke uten videre sammenlignes med en måned der kostnader bygges opp i en åpen syklus. Vis derfor bokført resultat og intern syklus-/turrapport med sine egne definisjoner.
Kontroller felleskostnadsnøklene. Når en utgift uten lokalitet fordeles etterpå, må både totalsum og endret lokalitetsresultat kunne forklares. Null avvik på bank betyr ikke at produksjonsfordelingen er ferdig.
Avviksliste som faktisk blir brukt
Hver sak trenger referanse, beløp eller mengde, ansvarlig, status og neste handling. Skill mellom «venter på faktura», «bestridt beløp» og «mangler oppgjørsreferanse». De krever forskjellige tiltak.
Vesentlige usikkerheter tas med i godkjenningen av rapporten. Mindre saker kan følges videre med avtalt behandling, men skal ikke forsvinne fordi en ny måned åpner.
Lever rapporten med en forklaring
Fremhev de største avvikene mot plan, hvor det ligger utestående penger og hvilke tall som er foreløpige. Bevar godkjent rapportversjon. En senere korreksjon som endrer et tidligere beslutningsgrunnlag, merkes og forklares til mottakeren.
Ønsker dere hjelp med denne faste jobben, se regnskap og rapportering gjennom Pelir.