Opprett én sak per krav med referanse til leveransen. Et krav fra kunden er ikke automatisk en godkjent kreditnota eller en betaling.
Innhold i guiden
Beskriv uenigheten presist
Registrer hva kunden eller leverandøren mener er feil: mengde, kvalitet, dato, pris eller tillegg. Knytt saken til avtaleversjon og opprinnelige dokumenter. Faglige vurderinger av kvalitet eller produksjon kommer fra ansvarlige fagpersoner.
Hold den kommersielle saken adskilt fra biologiske korreksjoner. En avtalt prisreduksjon skal ikke automatisk endre produksjonens registrerte antall.
Fra krav til avslutning
| Stadium | Hva finnes? |
|---|---|
| Mottatt | Krav og foreløpig beløp |
| Undersøkes | Underlag og avklart ansvarlig |
| Godkjent/avvist | Dokumentert beslutning og begrunnelse |
| Korrigert | Eventuelt salgs-/kjøpsdokument med referanse |
| Betalt/motregnet | Bankkobling eller avklart restpost |
Anta en faktura på 200 000 og et kundekrav på 30 000 kroner, uten avgifter. Partene godkjenner til slutt 12 000. Oppgjøret må forklare både godkjent korrigering og eventuell restbetaling; det opprinnelige kravet på 30 000 er ikke fasiten.
Følg alder og restbeløp
Vis når saken sist ble fulgt opp og hvem som må svare. Ikke la en gammel tvist bli en ukjent restpost på kundekontoen. Ved månedsslutt må regnskapsfører kjenne til vesentlige usikkerheter og dokumentert status.
En kreditnota og en tilbakebetaling er to spor. Hvis kunden allerede har betalt fullt, gjenstår en avklaring av refusjon eller avtalt motregning. Hvis bare deler er betalt, må kreditnotaen kobles til riktig åpent dokument.
Lær av gjentatte saker: mange antallsavvik kan peke mot mottaksrutinen; gjentatte pristvister kan kreve bedre avtale og godkjenning, fremfor enda en manuell regnskapsretting.