Bevar den opprinnelige ordren og registrer den bekreftede endringen. Følg restproduksjon, forskudd og eventuelle krav som egne spor helt til sluttoppgjøret.
Innhold i guiden
Endre bestillingen uten å miste historikken
Registrer opprinnelig ordre, kundens endringsønske, tidspunkt og hva partene faktisk har bekreftet. Redusert volum, senere levering og full avbestilling er forskjellige hendelser. Ingen av dem bør overskrive den gamle ordren uten spor.
Kommersiell avtale og produksjonsbeslutning må behandles sammen, men i egne felt. Fagansvarlig vurderer den videre produksjonen. Økonomi viser hva endringen gjør med kostnader, innbetalinger og eventuelle krav mot kunden.
Et delvis avlyst volum
Anta en ordre på 300 000 individer til en illustrativ pris på 8 kroner per godkjent levert individ, uten avgifter. Kunden har betalt 600 000 i forskudd. Partene blir enige om å redusere leveransen til 200 000.
| Post | Før endringen | Etter bekreftet endring |
|---|---|---|
| Bestilt antall | 300 000 | 200 000 |
| Planlagt leveranseverdi | 2 400 000 kr | 1 600 000 kr |
| Mottatt forskudd | 600 000 kr | 600 000 kr |
| Rest ved full godkjent levering | 1 800 000 kr | 1 000 000 kr |
Eksemplet forutsetter at hele forskuddet skal motregnes på den reduserte leveransen. Det følger ikke automatisk av at pengene allerede er mottatt. Tilbakebetaling, erstatning og eventuelt avbestillingsvederlag må bygge på avtalen og det partene har avklart. Ved uenighet om rettighetene må selve avtaletolkningen vurderes juridisk.
De siste 100 000 er fortsatt en produksjonsoppgave
Fysisk beholdning blir ikke borte fordi kundeordren er mindre. Oppdater oversikten over hva som er disponert til kunde, tilgjengelig for annet salg og under avklaring. Hvis volumet tilbys flere mulige kjøpere, må det ikke telles som bindende solgt til alle.
Behold påløpt kostnad og vurder den videre planen. En mulig ny ordre på samme volum kan ha annen pris og leveringsdato. Det påvirker både kalkyle og likviditet. Et forventet videresalg er ikke en bekreftet innbetaling.
Vis tre beløp ved et avbestillingskrav
Hold dokumentert egen kostnad, fremsatt krav og godkjent oppgjør hver for seg. Anta at ekstra kostnader anslås til 90 000 og at virksomheten sender et krav på 120 000. Hvis kunden godkjenner 70 000, skal saken vise alle tre tallene med underlag.
Regnskapsfører vurderer hva som skal registreres som fordring, kostnad eller annen post ut fra dokumentasjonen. Et sendt krav er ikke automatisk en akseptert inntekt. Motregning av forskudd må kunne gjenfinnes når saken er avsluttet.
Oppdater betalingsplanen samme dag
Flytt eller fjern den gamle forventede sluttbetalingen og legg inn den bekreftede nye planen. Ta med ekstra energi, arbeid og andre utbetalinger for volum som blir stående. Hvis bare salget reduseres og forbruket utelates, blir behovet for kontanter for lavt.
Ved avslutning kontrolleres bekreftet ordre, godkjent levering, forskuddsbruk, eventuelle kreditnotaer og faktisk betaling. Merk også hva som fortsatt står i produksjon etter at kundesaken er lukket.