La mottaksbekreftelsen forklare både mengde og batchkobling. En betalt leverandørfaktura beviser ikke hva produksjonen mottok.
Innhold i guiden
Hold tre dokumenter sammen
Bestilling beskriver hva dere kjøper. Mottaksgrunnlag viser hva som kom, når og til hvilken produksjonsgruppe. Faktura beskriver kravet. Ved forskjell trenger dere en konkret avvikssak, ikke en håndretting som gjør at alle dokumentene ser like ut.
Produksjonsansvarlig bekrefter faglige mottaksforhold. Økonomi kontrollerer avtalte mengder, priser, frakt og betalingsbetingelser. Helse- eller kvalitetsgodkjenning er ikke en del av fakturagodkjenningen.
Mottak i flere deler
En ordre gjelder i eksemplet 500 000 enheter. Første leveranse er 300 000 og den neste 190 000. Leverandøren fakturerer hele ordren.
| Kontroll | Registrering |
|---|---|
| Avtalt | 500 000 på innkjøpsordre |
| Mottatt | 490 000 fordelt på to mottak |
| Differanse | 10 000 i avvikssak |
| Betaling | Avklares med leverandør etter dokumentasjon |
Ikke trekk fra fakturaen på eget initiativ og regn saken som avsluttet. Dokumenter leverandørens aksept og eventuell kreditnota. Regnskapsfører vurderer behandling av bestridt del og korrekt periodisering.
Forhåndsbetaling og overgang til produksjon
Hvis innsatsen betales før mottak, skal betalingen kunne finnes igjen mot den endelige leveransen. Når batchen deles, bevares koblingen til leverandørpartiet. Da kan senere korrigering eller krav fordeles til riktig produksjon i stedet for å belaste den nyeste batchen tilfeldig.
Krev at eksporten viser både leverandørens parti-ID og egen batch-ID. Ett felles fritekstfelt er sårbart for stavevarianter og gjenbruk. Test mottak av en delleveranse og en kreditnota før dere automatiserer flyten.