Bestem dokument, referanse og godkjenner for første salg og første innkjøp. Prøv hele kjeden og legg en plan for månedsavslutning før volumet øker.
Innhold i guiden
Ta utgangspunkt i driften som skal i gang
Skriv ned hva virksomheten skal levere, hvem kunden er og hvordan betalingen kommer. Et fangstoppgjør fra kjøper, en settefiskordre og timebasert produksjonsservice trenger forskjellige referanser og godkjenninger.
Skill foretak og aktiviteter tidlig. Et eget holdingselskap er ikke driftsregnskapet. Innkjøp for videresalg skal kunne skilles fra egen fangst eller produksjon. Det gjør både bilagsflyt og rapportering enklere når virksomheten vokser.
Første oppsett
| Område | Avklaring før første ordinære periode |
|---|---|
| Salg | Hvem utsteder dokumentet, og hva er godkjent leveranse? |
| Innkjøp | Hvem bestiller, bekrefter mottak og godkjenner betaling? |
| Referanser | Fartøy, lokalitet, syklus, batch eller ordre |
| Personell | Avtaler, deltakelse/timer, forskudd og godkjenning |
| Systemer | Hvem eier kilden, og hvilke filer kan eksporteres? |
| Rapportering | Hvilken beslutning skal første månedsrapport støtte? |
Det er bedre å starte med få tydelige dimensjoner enn en lang liste ingen bruker. Et serviceoppdrag trenger eksempelvis ordre-ID på timer og innkjøp; ti generelle kostnadssteder vil ikke erstatte den koblingen.
Prøv hele kjeden med ett eksempel
For et fartøy: knytt tur til seddel, oppgjør og bank. For en produsent: knytt innsats og kostnad til batch eller syklus, og følg ett uttak til kunden. For en tjenesteleverandør: prøv bestilling, arbeidskort, godkjenning og faktura.
Noter hva som mangler underveis. Kanskje er prisgrunnlaget uklart, eller filen bruker tonn mens økonomien forventer kilogram. Disse feilene er rimeligere å oppdage før hver uke får flere hundre nye linjer.
Hvis dere overtar et eksisterende regnskap
Be om siste avstemte periode og åpne saker. Oppstarten trenger saldo per kunde/leverandør og dokument, ikke bare totaler. Skill gammel opprydding fra ny ordinær drift.
Anta 75 000 kroner i restkrav på ett oppgjør. Første test er at restposten finnes med riktig referanse og kan lukkes når betalingen kommer. Den skal ikke bli enda en inntekt i det nye oppsettet. Bytteguiden viser et fullstendig overgangsforløp.
Avtal den første månedsavslutningen
Sett dato for bilagslevering, produksjonsbekreftelse og gjennomgang. Navngi hvem som følger opp manglende dokumenter og hvem som godkjenner rapporten. Prøv også hvordan en retting håndteres etter at den første rapporten er sendt.
Første måned er ferdig når salget, betalingene og de vesentlige kostnadene er avstemt, og restlisten har ansvarlige. Et system som er «åpnet» eller «koblet til», er bare en del av oppstarten.
Pelir hjelper med regnskap, lønn og årsoppgjør og teknisk oppsett. Beskriv gjerne driftsform og dagens situasjon i første henvendelse.