Fakturer fra et godkjent arbeidsgrunnlag knyttet til ordre og lokalitet. Timer uten bestillingsreferanse er vanskelige å forsvare ved uenighet.
Innhold i guiden
Bestem hva kunden faktisk kjøper
Et oppdrag kan gjelde timebasert arbeid, en bestemt leveranse eller bruk av eget utstyr. Avklar prisgrunnlag, minsteomfang, reise, venting og hva kunden skal godkjenne. En bestilling fra feil kontaktperson kan bli et problem selv om arbeidet er utført.
Beskriv hovedytelsen og eventuelle separate deler som varesalg eller transport. Prislinjene bør følge det kunden faktisk kjøper. Da blir både godkjenning, fakturering og etterkalkyle enklere å kontrollere.
Et arbeidskort som kan faktureres
| Felt | Eksempel |
|---|---|
| Ordre | O-182, skriftlig bestilling |
| Sted og periode | Lokalitet L, to avtalte arbeidsdager |
| Ressurser | Personell, utstyr og eventuelle underleverandører |
| Utført | Mengde eller timer med dokumentert avvik |
| Godkjenning | Kundens avtalte kontakt og dato |
En dag med seks arbeidstimer og to ventetimer skal ikke automatisk bli åtte fakturerbare timer. Vis ventingen særskilt og knytt den til prisvilkåret. Hvis kunden bestrider to timer, marker dem som omtvistet i stedet for å fjerne historikken.
Avslutt uten løse poster
Sjekk at kjøpte tjenester, reiser og utstyrsbruk er kommet med. Registrer hva som er klart for faktura og hva som avventer godkjenning. Ved månedsslutt trenger økonomi også oversikten over utført, ikke fakturert arbeid.
Bruk samme ordre-ID i timeføring, innkjøp og fakturagrunnlag. Da kan dere følge et oppdrag helt fram til betaling og etterkalkyle. Én felles fritekstlinje på fakturaen gir ikke den samme kontrollen.
Eksempel på godkjent grunnlag og åpent tillegg
En avtalt serviceordre bruker åtte timer, med illustrativ timepris 1 000 kroner. I tillegg registreres to ventetimer. Avtalen sier at venting krever særskilt kundegodkjenning.
| Post | Registrert | Klar for faktura |
|---|---|---|
| Ordinært arbeid | 8 000 kr | 8 000 kr |
| Venting | 2 000 kr | 0 kr før godkjenning |
| Sum | 10 000 kr | 8 000 kr |
Tallene er uten avgifter. De to ventetimene skal fortsatt ligge på ordren som ressursbruk og åpen kommersiell sak. Hvis de slettes fordi kunden ennå ikke har godkjent, mister etterkalkylen faktisk kostnad. Hvis de faktureres automatisk, mister dere kontroll på avtalevilkåret.
Når kunden godkjenner én ventetime, oppdateres fakturagrunnlaget med 1 000 kroner og resten beholder en tydelig status. Bevar bekreftelsen og hvem som ga den. Da kan et senere restkrav forklares uten å hente fram gamle chatmeldinger fra flere personer.
Fra registrerte timer til betaling
Følg ordren med fire summer: registrert omfang, godkjent fakturagrunnlag, fakturert og betalt. Forskjellen mellom de to første er en godkjenningsjobb; forskjellen mellom de to siste er en oppgjørsjobb. Dette gjør ukesgjennomgangen mer presis enn en liste med alt som bare står som «åpent».
Vil dere få denne arbeidsflyten inn i en fast rutine, kan regnskap og systemhjelp sees samlet.