Vis oppdragsmargin og kostnaden ved ledig kapasitet hver for seg. Summer begge tilbake til samme kildegrunnlag, så godt betalte enkeltoppdrag ikke skjuler en dyr arbeidsdag.
Innhold i guiden
Bruk samme ordre fra bestilling til etterkalkyle
Koble timer, utstyr, reise, kjøp og kundens godkjenning til ordren. Behold også avviste og uavklarte tillegg. Utført arbeid har en kostnad selv om det ennå ikke er godkjent for faktura.
Leverandørfakturaer som kommer etter at feltarbeidet er ferdig, må fortsatt finne riktig oppdrag. Merk etterkalkylen som foreløpig når vesentlige kostnader eller kommersielle avklaringer mangler. En lukket arbeidsordre er ikke nødvendigvis en ferdig økonomisk sak.
To oppdrag deler samme dag
Anta en intern døgnmodell med åtte tilgjengelige ressurstimer, 24 000 kroner i utstyrsbelastning og 16 000 i personellkostnad. I eksemplet brukes fire timer på ordre 31, to på ordre 32 og to er ledig kapasitet. Det gir 3 000 kroner i utstyr og 2 000 i personell per tilgjengelig time.
Dokumenterte mobiliseringsutgifter på 3 000 kommer i tillegg og kan knyttes direkte med 1 000 til ordre 31 og 2 000 til ordre 32. Beløpene er uten avgifter og brukes i en intern ressurskalkyle.
| Fordeling | Ordre 31 | Ordre 32 | Ledig kapasitet | Sum |
|---|---|---|---|---|
| Ressurstimer | 4 | 2 | 2 | 8 |
| Utstyr | 12 000 kr | 6 000 kr | 6 000 kr | 24 000 kr |
| Personell | 8 000 kr | 4 000 kr | 4 000 kr | 16 000 kr |
| Direkte mobilisering | 1 000 kr | 2 000 kr | 0 kr | 3 000 kr |
| Kalkylekostnad | 21 000 kr | 12 000 kr | 10 000 kr | 43 000 kr |
Fordelingen forutsetter at begge ordrene bruker den oppgitte ressursgruppen. Krever ett oppdrag annet utstyr eller flere personer, må det ha eget grunnlag. Registrert reise eller klargjøring må heller ikke først telles som ordretid og deretter som ledig tid.
Marginen må møte hele dagen
Anta godkjent inntekt på 40 000 for ordre 31 og 26 000 for ordre 32.
| Rapportlinje | Kroner |
|---|---|
| Bidrag ordre 31 | 19 000 |
| Bidrag ordre 32 | 14 000 |
| Kostnad ved ledig kapasitet | −10 000 |
| Samlet kalkulert bidrag | 23 000 |
Dette møter 66 000 i godkjent inntekt minus kildegrunnlaget på 43 000. Hvis ledig kapasitet utelates, ville dagrapporten vist 33 000 og skjult en reell belastning i modellen.
Alternativt kan virksomheten fordele hele døgnkostnaden på de seks brukte timene. Det gir andre marginer per oppdrag, men samme total når metoden brukes konsekvent. Ikke sammenlign oppdrag fra to forskjellige metoder uten å forklare forskjellen.
Unngå dobbelt utstyrskostnad
Intern utstyrsbelastning brukes for å forstå ressursbruken. Regnskapet har faktiske avskrivninger, leie, vedlikehold og andre kostnader. Ved månedsrapportering må den interne modellen avstemmes mot disse postene med en tydelig bro.
Legges både full intern belastning og de samme underliggende kostnadene på oppdragene uten avstemming, blir utstyret telt to ganger. Vis derfor hvilken kostnadspott som inngår i oppdragskalkylen, hvilke faktiske poster den representerer og eventuell forskjell for perioden.
Tillegg og betaling har egne statuser
Hvis ordre 31 har et uavklart tilleggskrav på 5 000, vis det separat fra de 40 000 som er godkjent i eksemplet. Kravet er ikke automatisk en ferdig inntekt. Ressurskostnaden som allerede er påløpt, beholdes likevel i kalkylen.
Hvis ordre 32 bare har betalt 16 000 av den godkjente fakturaen på 26 000 på dette avgiftsfrie regnegrunnlaget, er restkravet 10 000. En god oppdragsmargin gjør ikke disse pengene tilgjengelige i banken. Bruk fakturaens faktiske betalingsbeløp i den ordinære bankavstemmingen.
Bruk avviket i neste tilbud
Skill mellom prisavvik, mer ressursbruk, ubetalt tillegg og ledig kapasitet. De krever forskjellige tiltak. Mye mobilisering kan kreve en tydeligere tilbudslinje; timer som kunden aldri godkjenner, peker mot bestilling og dokumentasjon; ledig kapasitet krever et samlet blikk på planleggingen.
Se prising av serviceoppdrag før neste tilbud, og ta med faktisk erfaring fra ferdige oppdrag.
Bruk erfaringene samlet før neste rammeavtale fornyes. Gode enkeltoppdrag kan ha bundet mer kapasitet enn årsavtalen betalte for.