En retting i kilden skal gi en vurderbar endring, ikke en usynlig overskriving i alle systemer. Noen rettinger påvirker bare analyse, andre krever dokumentkorreksjon.
Innhold i guiden
Identifiser hva som faktisk er endret
Be om original referanse, gammel verdi, ny verdi, tidspunkt og godkjenner. En korrigert lokalitet, et nytt vektestimat og en prisendring har ulike følger. Ikke bruk samme «oppdater alt»-regel på alle tre.
Ta vare på versjonen som lå til grunn for forrige rapport. Når historikk regenereres fra dagens produksjonsdata, kan gamle økonomirapporter ellers ikke forklares.
Tre forskjellige rettinger
| Retting | Må undersøkes |
|---|---|
| Feil kostnadssted | Intern fordeling og tidligere ledelsesrapport |
| Endret mengdeestimat | Beholdning, kalkyle og eventuell vurdering |
| Godkjent endret salgspris | Salgsdokument, reskontro og oppgjør |
Anta at 20 000 kroner feilaktig ble lagt på lokalitet A i stedet for B. Samlet resultat kan være uendret, men ledelsens rangering av lokalitetene endres. Dette må forklares selv om bank og totalregnskap fortsatt stemmer.
En kontrollert korrigeringsvei
Sett rettingen i en kø med berørte perioder og dokumenter. Økonomiansvarlig avgjør hvilke virkninger som må behandles, med regnskapsfører der det gjelder bokføring eller verdsettelse. Teknisk ansvarlig utfører den godkjente endringen og dokumenterer resultatet.
Avstem etterpå både antall, beløp og dimensjoner. Varsle mottakere av en vesentlig endret rapport. En fotnote med «nye tall» er lite nyttig hvis ingen kan se hva som endret seg.
Ved systembytte må den gamle dokument-ID-en fortsatt finnes. Uten den blir en gammel retting lett tolket som en helt ny leveranse og skaper dobbelt fakturagrunnlag.