Bekreft én bestilling mot ett tilgjengelig produksjonsvolum og leveringsvindu. La forespørsler og reservasjoner ha egne statuser, frister og ansvarlig, så dere både kan selge og levere det som er avtalt.
Innhold i guiden
Skill salgsmulighet fra en ordre dere kan planlegge etter
En kunde spør etter et mulig volum til våren. En annen vil holde av plass i leveringsplanen. En tredje har bekreftet art, antall og leveringsvindu. De tre henvendelsene skal ha ulik status, ellers kan salgstallene se gode ut samtidig som samme produksjon er lovet flere ganger.
Bruk én ordreliste med kunde, volum, leveringsvindu, prisgrunnlag, status og neste beslutningsdato. Koble den til produksjonsplanen, men behold usikre muligheter synlige ved siden av det som faktisk er bestilt.
Bestem hva dere lover
Før tilbudet går ut, avklar produktet, mengdeenheten, størrelsesgrunnlaget, leveringsstedet og hvilke egenskaper kunden krever dokumentert. Bruk driftsansvarlig til å bekrefte produksjonsgrunnlaget. Salgsavtalen må gjenspeile det dere faktisk planlegger å levere.
| Punkt | Spørsmål som må besvares |
|---|---|
| Volum | Eksakt antall, intervall eller mulighet til å endre? |
| Levering | Hvilket vindu gjelder, og når bekrefter mottakeren dato? |
| Måling | Hvem måler antall og størrelse, og hvilket dokument brukes? |
| Pris | Per godkjent individ, gruppe eller annen avtalt enhet? |
| Transport | Hvem bestiller og betaler, og hvordan bekreftes overlevering? |
| Betaling | Forskudd, frister og behandling ved dellevering? |
| Endring | Hvem kan bekrefte ny dato, redusert volum eller avbestilling? |
Skriv det som fortsatt er uavklart på tilbudet, med frist for avklaring. Da kan en endring besvares før den påvirker neste kundes leveranse.
Gi reservasjonen en sluttdato
En reservasjon trenger en avtalt varighet, et volum og en tydelig beslutning ved utløp. Skal kunden bekrefte ordren, fornye reservasjonen eller frigi volumet? Er det avtalt betaling for å holde av kapasitet, må også det og eventuell motregning stå skriftlig.
Behold historikken fra tilbud til bekreftelse. Et salgsanslag som endres, skal ikke overskrive en tidligere ordre slik at det blir uklart hva kunden faktisk godtok.
Ett volum med tre salgsstatuser
Et planleggingseksempel tar utgangspunkt i 500 000 individer som driften har satt av til det aktuelle leveringsvinduet:
| Disponering | Antall | Hvordan det brukes i planen |
|---|---|---|
| Bekreftet kundeordre | 300 000 | Inngår i ordreboken |
| Tidsavgrenset reservasjon | 100 000 | Holdes av til beslutningsfristen |
| Ledig for nye avtaler | 100 000 | Kan tilbys andre |
| Sum disponert produksjonsvolum | 500 000 |
En ny forespørsel på 150 000 er en salgsmulighet. Den kan ikke bekreftes fullt ut i dette vinduet uten at reservasjon, produksjonsgrunnlag eller levering endres. Presenter alternativene: mindre volum nå, et annet vindu eller bekreftelse etter at reservasjonen er avklart.
Det bekreftede salget er 300 000, ikke 550 000 fordi både reservasjonen og den nye forespørselen legges oppå ordren. Samtidig er bare 100 000 fritt i planen så lenge reservasjonen gjelder. De to oversiktene svarer på forskjellige spørsmål.
Oppdater kapasitet og betalingsplan samtidig
Før en ny ordre bekreftes, prøv den mot plass, arbeid, innkjøpt innsats og eksisterende leveringsvinduer. Bruk kapasitetsplanen til å synliggjøre kollisjoner og ekstra ressursbruk.
Et avtalt forskudd registreres mot riktig ordre og betalingsdato. Et forventet forskudd hører hjemme i kontantprognosen; et mottatt beløp må senere kunne avstemmes mot levering, motregning eller refusjon. Hold produksjonsmengden og pengene i hver sin oversikt.
Overlever bestillingen til dem som skal gjennomføre den
Den bekreftede ordren skal gi drift, logistikk og økonomi samme svar: kunde, produkt, volum, leveringsvindu, målegrunnlag, pris og kontakt for godkjenning. Ta med siste avtaleversjon og åpne punkter.
Før første utsending kontrolleres koblingen fra ordre til batch. Leveringsguiden tar arbeidet videre til faktura og oppgjør. Ved senere reduksjon brukes endrings- og avbestillingsoversikten slik at både kundens avtale og produksjonen som står igjen blir fulgt opp.