Avklar om kunden kjøper arbeid ved avrop eller kapasitet som skal holdes av. Pris reservasjonen og utførelsen hver for seg når de dekker forskjellige forpliktelser, og vurder avtalen også med få avrop.
Innhold i guiden
Hva lover dere mellom oppdragene?
En oppdrettskunde ønsker én avtale for servicearbeid på flere lokaliteter gjennom året. Det kan gi mindre tilbudsarbeid og bedre planlegging. Men avtalen må også svare på hva leverandøren skal gjøre i ukene kunden ikke bestiller arbeid.
Skal dere bare bruke avtalte priser når et oppdrag blir bekreftet? Eller skal et bestemt lag og utstyr holdes tilgjengelig, slik at dere må avslå andre kunder? Den forskjellen bør være avgjort før dere lover responstid eller gir rabatt på forventet årsvolum.
En rammeavtale kan samle prisvilkår, bestillingsrutiner og dokumentasjon. Hva den faktisk binder partene til, må fremgå av vilkårene. Et anslag over neste måneds arbeid bør derfor ikke stå i samme kolonne som bekreftede oppdrag.
Skill fire typer kapasitet i planen
| Grunnlag | Hva dere bruker det til | Hva som må være avklart |
|---|---|---|
| Prognose fra kunden | Planlegge mulig behov for folk, utstyr og innleie | Oppdateringsdato, usikkerhet og neste avklaring |
| Forespørsel om avrop | Undersøke om dere kan utføre et bestemt arbeid | Lokalitet, omfang, tidspunkt og svarfrist |
| Bekreftet avrop | Disponere ressurser til den konkrete bestillingen | Hvem som har bekreftet, og hvilken avtaleversjon som gjelder |
| Reservert kapasitet | Holde av en definert ressurs i et avtalt tidsrom | Tilgjengelighetskrav, betaling, frigivelse og grense for samtidige oppdrag |
En prognose kan godt være nyttig uten å være en bestilling. Problemet oppstår hvis dere bemanner som om hele prognosen blir bestilt, mens kunden regner med å kunne velge fritt senere.
Er avtalen basert på avrop uten kapasitetsreservasjon, bør det fremgå hvordan tilgjengelighet bekreftes. Kjøper kunden en reservasjon, må kapasiteten kunne beskrives: hvilket lag, hvilket utstyr, hvilke dager eller tidsvinduer og hvilke lokaliteter den gjelder. «Prioritert kunde» er for upresist til å planlegge to samtidige bestillinger.
Pris forpliktelsen dere påtar dere
Begynn med ressursene avtalen binder. Se på personell som må være tilgjengelig, utstyr som ikke kan disponeres fritt, nødvendig klargjøring og eventuell innleie. Vurder også om geografien lar dere kombinere andre oppdrag med reservasjonen. Et ledig tidsrom mellom to lokaliteter er ikke nødvendigvis salgbart når forflytning må med.
Det gir tre mulige utgangspunkt for forhandlingen:
- Betaling per avrop: Kunden kjøper bekreftet arbeid. Dere vurderer hvert avrop mot ledig kapasitet og de avtalte svarfristene.
- Betalt reservasjon og betaling ved bruk: Kunden kjøper definert tilgjengelighet, med egne vilkår for utført arbeid.
- Avtalt minste kjøp: Kunden forplikter seg til et beskrevet omfang. Avtalen må si hvilke tjenester som teller med, i hvilken periode og hvordan avvik gjøres opp.
En rabatt begrunnet med forventet volum bør prøves mot lavere faktisk bruk. Hvis prisen forutsetter mange avrop, men kunden ikke forplikter seg til volum eller betalt reservasjon, bærer leverandøren volumrisikoen. Dere kan velge å ta den risikoen, men den bør vises i beslutningsgrunnlaget.
Kalkylen for selve arbeidet hører hjemme i prising av serviceoppdrag. Her er spørsmålet hva årsavtalen krever i tillegg til de enkelte oppdragene.
Eksempel: Åtte dager holdes av, tre blir brukt
Anta følgende avtalevilkår for én måned:
- Leverandøren har 20 disponible dager for ett bestemt lag med tilhørende utstyr, etter planlagt fravær og vedlikehold.
- Kunden reserverer åtte navngitte dager. Reservasjonen gjelder ett oppdrag om gangen innenfor et angitt område.
- Månedsbeløpet B betaler for å holde denne kapasiteten tilgjengelig. Det avkortes ikke når kunden bruker færre dager, og ubrukte dager overføres ikke til neste måned.
- Hvert gjennomført avrop betales med P per aktivert dag. P dekker den avtalte utførelsen og én mobilisering innenfor området. Minste aktivering er én dag; avtalen definerer hva dagen omfatter.
- Arbeid ut over dette omfanget krever en egen bestilling. B og P er separate priser, uten at B trekkes fra avropsfakturaene.
Kundens prognose er seks dager. Kunden bekrefter senere tre avrop på én dag hver. Alle tre gjennomføres innenfor avtalt dagsomfang og godkjennes. De øvrige fem reserverte dagene holdes tilgjengelige som avtalt.
| Kapasitetsavstemming | Dager |
|---|---|
| Brukt til kundens bekreftede avrop | 3 |
| Reservert for kunden, uten avrop | 5 |
| Ikke bundet av denne rammeavtalen | 12 |
| Disponibel kapasitet i måneden | 20 |
De seks prognosedagene legges ikke til tabellen. De beskrev forventningene og er erstattet av oppdatert informasjon. De tre gjennomførte dagene inngår allerede i de åtte reserverte; de kommer heller ikke i tillegg.
Med disse vilkårene blir månedens avtalte betalingsgrunnlag B + 3 × P. At fem reserverte dager ikke ble brukt, er en del av tilgjengeligheten kunden kjøpte. Det er ikke fem utførte arbeidsdager. Dokumentasjonen må vise både at reservasjonen ble oppfylt og hvilke avrop som faktisk ble gjennomført.
Hvis kunden ønsker at hele B skal trekkes fra betaling for avrop, får avtalen en annen økonomi. Beregn da netto betalbart beløp med fradraget før dere aksepterer avtalen. Den samme betalingen kan ikke regnes som både selvstendig reservasjonsinntekt og full avropsinntekt.
Prøv avtalen med få avrop
Beregn minst tre utfall: ingen bruk, lav bruk og høy bruk innenfor reservasjonen. For hvert utfall trenger dere netto betaling, kostnaden ved å holde kapasiteten tilgjengelig og merkostnaden ved utførelsen. Bruk egne dokumenterte kostnader og de foreslåtte avtaleprisene.
I eksemplet kan den avgrensede avtaleanalysen skrives slik:
B + antall aktiverte dager × P − kostnad ved reservasjonen − merkostnader ved avropene.
Metoden forutsetter at personell- og utstyrskostnader som allerede ligger i reservasjonen, ikke også legges fullt inn som merkostnad ved hvert avrop. Alternativt kan dere fordele hele kostnaden mellom brukte og ubrukte dager. Avstem uansett summen tilbake til samme kostnadsgrunnlag, som vist i etterkalkyle for produksjonstjenester.
Vurder deretter hva avtalen fortrenger. Hvis dere må avslå en annen kunde på en av de fem ubrukte dagene, sier det noe om verdien av reservasjonen. Registrer den konkrete muligheten og hvorfor den ble avslått. En antatt alternativ inntekt skal ikke føres som en ekstra faktisk kostnad i samme regnestykke.
Avtalen kan trenge høyere betaling for reservasjonen, færre bundne dager eller mer fleksible tidsvinduer dersom lav bruk ikke bærer forpliktelsen. Høy utnyttelse kan på sin side kreve en tydeligere grense for hva som er inkludert.
Gjør minste aktivering mulig å kontrollere
«Minste én dag» trenger en presis betydning. Avklar om en aktivering gjelder ett sammenhengende oppdrag, ett lag, én lokalitet eller en bestemt tidsperiode. Beskriv hvor klargjøring, reise og retur inngår. Ellers kan to korte besøk bli behandlet ulikt av bestiller og leverandør.
Avklar også hva som skjer ved flytting eller avbestilling av et bekreftet avrop, og om kunden kan frigjøre en reservert dag for annet salg. Et nytt tidspunkt kan kreve ny kapasitetsbekreftelse. Hvem bærer kostnaden ved en ubrukt reservasjon, og hvordan påvirkes betalingen dersom leverandøren ikke kan stille som avtalt? Dette må følge av de avtalte vilkårene og den konkrete hendelsen.
Hold væravbrudd, venting og ekstra arbeid knyttet til det enkelte avropet. Se endringer på produksjonsoppdrag.
Fordel ansvar før første avrop
Kunden bør ha navngitte roller for prognose, bestilling og kommersiell godkjenning. Leverandøren trenger en ansvarlig som kan bekrefte kapasitet og følge samlet belastning på avtalen. En lokal kontakt kan gi nødvendig driftsinformasjon uten å ha myndighet til å endre pris eller bestille mer arbeid.
Avklar hvem som bekrefter tilkomst, nødvendig koordinering på lokaliteten og at avtalte forberedelser er utført. Beskriv også hvem som kan beslutte å stanse eller utsette arbeidet, og hvordan endringen meldes til planlegging og økonomi. En kapasitetspost i kalenderen erstatter ikke den operative avklaringen før oppstart.
Hvert avrop bør få egen referanse under rammeavtalen, med lokalitet, periode, ressurser og gjeldende vilkår. Da kan ordre til faktura brukes uten å rekonstruere bestillingen ved månedsslutt.
Avstem måneden og bruk tallene ved fornyelse
Månedsoversikten bør vise reservert kapasitet, bekreftede avrop, utført arbeid, frigitt kapasitet og åpne avvik. Hold betalingen for tilgjengelighet adskilt fra avrop og godkjente tillegg. Knytt fakturagrunnlaget til avtaleversjon og kundens referanser, slik at kunden kan kontrollere hva hver linje gjelder.
Hvis ett avrop avventer godkjenning, skal det fremgå separat. Det endrer ikke automatisk betalingsgrunnlaget for en oppfylt reservasjon. Tilsvarende må en uenighet om tilgjengeligheten behandles på reservasjonslinjen, med dokumentasjon av hva som var lovet og hva som skjedde. Bruk avtaler og oppgjørsgrunnlag til å holde dette etterprøvbart.
Før fornyelse sammenligner dere prognose med avrop, reservasjon med faktisk bruk og avtalt betaling med ressurskostnad. Se også på hvilke andre oppdrag reservasjonen hindret, hvor ofte kunden flyttet tidspunkter og hvor lenge utført arbeid ventet på godkjenning.
Bruk funnene til å endre de vilkårene som skaper problemet. Ved lav bruk kan færre reserverte dager være mer treffsikkert enn lavere avropspris. Ved mange små avrop kan minste aktivering eller samlet planlegging ha større betydning. Ved stadig overlapp mellom lokaliteter må kapasiteten eller prioriteringsregelen endres før avtalen fornyes.