En sesongplan viser når fartøy, mannskap og kjøpere må være klare, hvilke utgifter som kommer før inntektene, og hvilke endringer driften har penger til å håndtere.
Innhold i guiden
Begynn med det som må være klart samtidig
Før første tur trenger dere mer enn et anslag for årets fangstinntekt. Fartøyet skal være klart, folk skal kunne møte, leveransen skal ha en mottaker og banken skal tåle utgiftene fram til betaling. En forsinkelse ett sted kan flytte resten av sesongen.
Lag derfor én kalender for driften og én betalingsplan med de samme periodene. Kalenderen viser planlagte turer, verkstedopphold, bemanning og leveranser. Betalingsplanen viser når pengene faktisk går inn og ut. Bruk gjerne turer eller uker nær oppstart og lengre perioder lenger fram. Behold datoene på betalinger som kommer mellom turene.
Et nyttig utgangspunkt er å arbeide bakover fra første planlagte avreise: Når må verkstedarbeidet være ferdig? Når må deler være på plass? Når må mannskapets tilgjengelighet være bekreftet? Når må kjøperen svare for at salgsplanen skal kunne brukes?
| Del av sesongen | Avklaring før dere binder mer penger | Hvem følger opp? |
|---|---|---|
| Klargjøring | Arbeidsomfang, ferdigdato, leveranser og betalingsdatoer | Den som bestiller verksted og utstyr |
| Bemanning | Tilgjengelige perioder, avtalte vilkår og hvem som kan dekke et fravær | Den som setter mannskapet |
| Salg | Kjøper, leveringstid, mengdegrunnlag, prisgrunnlag og forventet betaling | Den som avtaler salget |
| Drift | Planlagte turer og hvilke innkjøp hver tur utløser | Den som disponerer fartøyet |
| Avslutning | Siste oppgjør, ubetalte regninger, utstyr og arbeid fram til neste sesong | Den som lukker sesongregnskapet |
I en liten virksomhet kan samme person ha flere oppgaver. Skriv likevel hvem som tar beslutningen, og en frist. «Avvente kjøper» er vanskelig å styre etter; «få bekreftet leveringsvindu innen torsdag» gir en oppgave noen kan avslutte.
Skill salgsønsket fra det kjøperen har bekreftet
Sett opp hvilke kjøpere dere planlegger å levere til, hva som er avtalt, og hva som fortsatt bygger på et anslag. En muntlig interesse og en bekreftet leveranse bør være synlige som ulike forutsetninger i planen.
For hvert salgsspor trenger dere svar på fire spørsmål:
- Kan kjøperen ta imot på det tidspunktet dere planlegger?
- Hvilket mengde- og prisgrunnlag skal oppgjøret bygge på?
- Hvem ordner levering, og hvilke utgifter har virksomheten selv?
- Når kan betalingen forventes, og hvem følger opp dersom den uteblir?
Se avtaler som gir et brukbart oppgjørsgrunnlag for detaljene i salgsgrunnlaget. Ta også høyde for arbeidet ved salgsformen: Flere små leveranser kan gi mer pakking, kjøring og kundeoppfølging enn én samlet leveranse. En høyere pris alene avgjør derfor ikke hvilket alternativ som passer sesongen best. For direktesalg viser kaisalg og direktesalg av egen fangst hvordan betalingene kan holdes samlet med salgsgrunnlaget.
Hvis en kjøper ikke har bekreftet, behold inntektsanslaget som usikkert og lag et alternativ: annen leveringsdato, annen kjøper eller færre planlagte leveranser. Avklar hva alternativet gjør med arbeid og betalingstid før dere øker innkjøpene.
Legg mannskap og vedlikehold inn i kalenderen
Et årsbeløp for mannskap sier lite om hvem som faktisk er tilgjengelig når turene skal gjennomføres. Sett navn eller avklart bemanningsbehov på periodene. Avtal hvem som følger opp en ubesatt plass, og når den må være avklart for at resten av planen skal holde. La personalkostnaden i budsjettet følge de avtalene virksomheten faktisk bruker. Grunnlaget for senere beregning og utbetaling er beskrevet i mannskapsgrunnlag for lott og lønn.
For vedlikehold bør planen ha både forventet ferdigdato og et tidspunkt for ny vurdering hvis arbeidet blir forsinket. Spør verkstedet hvilke deler eller avklaringer som styrer ferdigdatoen. En jobb som betales før oppstart, og en jobb som faktureres etter to turer, gir forskjellig behov for penger selv med samme totalpris.
Samle nødvendig klargjøring og ønskede forbedringer hver for seg. Da kan dere ta stilling til et ekstra innkjøp uten å miste oversikten over arbeidet som allerede er bestilt. Bruk vedlikehold og fartøykostnader når dere trenger detaljene bak en arbeidsordre eller fordeling av kostnader.
Et sesongbudsjett som også tåler betalingsdatoene
Regneeksempel i tusen kroner, uten avgifter: Planen følger sesongens driftsinntekter og driftsbetalinger. Legg skatt, finansiering og investeringer inn på egne betalingsdatoer når du bruker oppsettet i virksomheten.
Virksomheten planlegger seks turer. Hver tur har 100 i salgsinntekt, 40 i turavhengige innkjøp og andre driftskostnader og 20 i avtalte mannskapskostnader. I tillegg kommer 90 i faste sesongkostnader og 60 i klargjøring og vedlikehold. Alle disse kostnadene betales i planperioden.
| Sesongens inntekter og kostnader | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Salgsinntekter | 6 turer × 100 | 600 |
| Turavhengig drift | 6 turer × 40 | −240 |
| Mannskap | 6 turer × 20 | −120 |
| Bidrag fra turene | 600 − 240 − 120 | 240 |
| Faste sesongkostnader | −90 | |
| Klargjøring og vedlikehold | −60 | |
| Planlagt sesongresultat | 240 − 90 − 60 | 90 |
Bidraget er 40 per tur før faste sesongkostnader og klargjøring. Fire like turer gir 160 i bidrag og dekker dermed de 150 i disse kostnadene, med 10 igjen. Seks turer gir 90 igjen. Beregningen forutsetter at inntekten og kostnadene per tur holder seg som planlagt. Se hva fartøyet tjener på en tur for en mer detaljert turkalkyle.
Virksomheten har 180 på bank før klargjøring. Vedlikeholdet på 60 og 30 av de faste kostnadene betales før første tur. Turene gjennomføres i to bolker på tre. Av salget på 300 i hver bolk betales 200 i samme bolk og 100 i den neste perioden.
| Betalingsperiode | Bank inn i perioden | Innbetalinger | Utbetalinger | Bank ut av perioden |
|---|---|---|---|---|
| Før første tur | 180 | 0 | 90 | 90 |
| Første tre turer | 90 | 200 | 210 | 80 |
| Siste tre turer | 80 | 300 | 210 | 170 |
| Siste oppgjør | 170 | 100 | 0 | 270 |
Utbetalingen på 210 i hver turbolk består av 120 til turavhengig drift, 60 til mannskap og 30 til faste kostnader. Innbetalingen på 300 i den siste turbolken består av 100 fra de første turene og 200 fra de siste. Etter siste oppgjør er alle 600 betalt. Bankøkningen på 90 stemmer med resultatet i eksemplet: 180 + 600 − 510 = 270.
Den laveste saldoen ved periodeslutt er 80. Fordel betalingene på faktiske uker og datoer før dere bruker dette som arbeidskapitalplan; flere regninger kan forfalle før en innbetaling innenfor samme bolk. Den løpende likviditetsplanen for sesongen viser om dere har penger på de dagene de trengs.
Prøv alternativene før dere bestiller mer
To endringer i eksemplet gir ulike beslutninger:
Én tur faller bort. Dersom både de 40 i driftskostnader og de 20 i mannskapskostnader kan unngås, reduseres inntekten med 100 og kostnadene med 60. Fem turer gir 50 i sesongresultat og 230 på bank etter alle oppgjør. Avklar hva som faktisk kan unngås: Innkjøp som allerede er gjort, eller kostnader som fortsatt følger av avtalen med mannskapet, må bli stående i prognosen.
En betaling på 100 kommer én periode senere. Flyttes en forventet innbetaling fra første til siste turbolk, blir saldoen etter de første tre turene −20 i stedet for 80. Sesongresultatet er fortsatt 90, men planen mangler 20 på dette tidspunktet. Før dere legger opp driften etter den planen, må gapet dekkes med en konkret løsning, for eksempel en avtalt tidligere delbetaling eller bekreftet finansiering. En forventning om at neste oppgjør kommer, dekker ikke en regning som forfaller først.
Et ønsket utstyrskjøp på 45 er ikke med i grunnplanen. Legges betalingen før første tur, faller den laveste periodiske saldoen fra 80 til 35. Det gir mindre plass til en forsinket innbetaling. Valget kan være å kjøpe nå, vente til inntektene er mottatt eller gjennomføre sesongen med dagens utstyr dersom det dekker behovet. Vurder kjøpet på hva det tilfører driften, og legg betalingen inn før dere bestemmer dere.
Oppdater resten av sesongen etter hver tur
Behold opprinnelig plan, og lag en oppdatert prognose ved siden av. Registrer gjennomførte turer, faktisk inntektsgrunnlag, mottatte betalinger og nye forpliktelser. Da ser dere om endringen kommer fra færre turer, svakere bidrag per tur eller senere betaling.
Avtal på forhånd hva som utløser en ny beslutning. Det kan være at verkstedets ferdigdato passerer siste avklaringsfrist, at en kjøper fortsatt ikke har bekreftet, at bemanningen mangler eller at prognosen går under virksomhetens valgte minste bankbeholdning. Noter tiltak, ansvarlig og tidspunkt for neste vurdering. Et slikt punkt er nyttig også når dere bestemmer dere for å fortsette etter planen.
Når sesongen er over, samle det som forklarer veien til neste: utestående oppgjør, regninger som kommer senere, utstyr som trenger arbeid og faste betalinger gjennom oppholdet. Følg åpne salg videre i avstemming av fangstoppgjør. Bruk erfaringene i neste budsjett, slik at neste sesong begynner med kjente arbeidsoppgaver og et realistisk betalingsbehov.